«Powrót

Audyt wewnętrzny zlecony w zakresie uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych - pytania i odpowiedzi

Audyt wewnętrzny zlecony w zakresie uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych - pytania i odpowiedzi

Audyt wewnętrzny zlecony w zakresie uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych - pytania i odpowiedzi

1. Jak należy rozumieć wybór próby z punktu a) 50 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w latach 2016-2017 wylosowanych z populacji postępowań wszczętych przed i po wejściu w życie zmiany ustawy PZP - łącznie czy też osobno 50 przed wejściem w życie zmiany ustawy i kolejne 50 po wejściu zmiany do ustawy Pzp?

Do badania należy wylosować łącznie 50 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w latach 2016-2017 wszczętych przed i po wejściu w życie zmiany ustawy PZP.

2. Czy w przypadku jednostek sektora finansów publicznych objętych audytem, które posiadają jednostkę nadrzędną, tzw. „centralę" oraz jednostki podrzędne (np. oddziały terenowe, delegatury, etc), audytem ma być objęta tylko jednostka nadrzędna czy również wszystkie jednostki podrzędne?

Badaniem audytowym należy objąć wyłącznie jednostkę nadrzędną, bez jednostek podrzędnych, o których mowa w pytaniu.

3. Czy w przypadku, kiedy komórka organizacyjna odpowiedzialna za przygotowanie i realizację zamówień publicznych, udzieliła audytorom odpowiedzi, iż w zamówieniach przeprowadzanych z pominięciem przepisów ustawy Pzp (realizowanych na podstawie  regulacji wewnętrznych), nie dokonywała analizy możliwości stosowania klauzul społecznych oraz nie  uwzględniała w realizacji zamówień  aspektów społecznych, audytorzy odstępują od wylosowania 20 tego rodzaju  postępowań o przeprowadzenie zamówienia  i ich analizy? Czy badanie w tym zakresie może ograniczyć się do podania w sprawozdaniu z audytu zleconego  informacji o przyczynach niestosowania przedmiotowych klauzul?

Zgodnie z pkt 5.3 Założeń w przypadku nieuwzględnienia klauzul/aspektów społecznych na etapie przygotowania i realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub realizacji zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, audytor wewnętrzny powinien opisać przyczynę niestosowania klauzul/aspektów społecznych oraz wypełnić tabele 5.0 i 5.1, a pominąć tabele 5.2-5.5.

4. Czy w tabelach 3.0, 4.0, 5.3, dot. zamówień publicznych realizowanych przed i po wejściu nowelizacji ustawy Pzp (stanowiących załączniki do „Założeń…"), trzeba wpisywać wszystkie poddane analizie postępowania (tzn. każde postępowanie z próby wytypowanych do badania 50 postępowań), czy tylko takie zamówienia w których audytorzy stwierdzili przeprowadzenie analizy możliwości lub/oraz zastosowanie podczas ich realizacji  aspektów społecznych?

W tabelach 3.0, 4.0, 5.3 należy ująć wszystkie wylosowane do próby postępowania również te, w których nie przeprowadzono analizy możliwości lub nie stosowano aspektów społecznych.

5. Pytanie dot. pkt 5.3 Założeń do zadania audytowego i wypełnienia tabeli nr 5 zamówienia do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, czy należy przez nie rozumieć zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy prawo zamówień publicznych?

Tabele od 5.0 do 5.5 obejmują zamówienia, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp. Warto zauważyć, że art. 4 pkt 8 nie jest jedyną przesłanką niestosowania ustawy Pzp.

6. Pytanie dotyczy punktu 7.0. Czy przez publikacje oraz inne materiały dotyczące aspektów społecznych w zamówieniach publicznych opracowanych przez UZP należy rozumieć wyłącznie informacje publikowane na stronie internetowej UZP?

Tabela 7.0 dotyczy publikacji oraz materiałówdotyczących aspektów społecznych, których autorem jest Urząd Zamówień Publicznych oraz tych publikacji, które zostały zamieszczone na stronie internetowej Urzędu.

7. Jak należy rozumieć określenie potrzeb szkoleniowych w zakresie możliwości uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych (tabela nr.7)? Należy podać dane liczbowe dla poszczególnych grup pracowników czy wskazać konkretną tematykę szkoleń w tym zakresie?

W tabeli nr 7.1 w kol. f należy wskazać tematykę szkoleń z zakresu uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych.

8. Czy jeżeli w jednostce nie stosuje się klauzul/aspektów społecznych do zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp trzeba wypełniać tabelę 5.3?

Zgodnie z pkt 5.3Założeń w przypadku nieuwzględnienia klauzul/aspektów społecznych na etapie przygotowania i realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub realizacji zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, audytor wewnętrzny powinien opisać przyczynę niestosowania klauzul/aspektów społecznych oraz wypełnić tabelę 5.0 i 5.1, a pominąć tabele 5.2-5.5.

9. Czy badaniem należy objąć również postępowania o wartości powyżej 30 000 euro, prowadzone w trybie z wolnej ręki?

Tak. Badaniem należy objąć postępowania o wartości powyżej 30 000 euro prowadzone w trybach określonych w ustawie Pzp, w tym prowadzone w trybie z wolnej ręki.

10. Czy do losowania próby umów zawartych w wyniku zakończonych w latach 2016-2017 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, należy uwzględnić również umowy zawarte w  wyniku postępowań, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp?

Zgodnie z pkt 5.4 Założeń audytu wewnętrznego zleconego w zakresie realizacji Zaleceń Rady Ministrów w sprawie uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych, audytor wewnętrzny dokonuje ustaleń na podstawie badania 30 umów wylosowanych z populacji wszystkich umów zawartych w wyniku zakończonych w latach 2016-2017 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w których zastosowano klauzule społeczne z art. 29 ust. 4 pkt 1 lub z art. 29 ust. 4 pkt 4 (w brzmieniu sprzed nowelizacji ustawy Pzp z 2016 r.) lub klauzule społeczne z art. 29 ust. 3a lub art. 29 ust. 4 (w brzmieniu nadanym nowelizacją ustawy Pzp z 2016 r.).

Badaniu podlegają umowy zawierające ww. klauzule społeczne, które zostały zawarte na podstawie wszystkich przeprowadzonych postępowań, w tym nieobjętych przepisami ustawy Pzp.

11. Czy w Tabeli 6.0, w zakładce Egzekwowanie postanowień umownych w kolumnach „d" Termin rozpoczęcia realizacji zamówienia i „e" Termin zakończenia realizacji zamówienia należy wskazać konkretne daty czy może termin realizacji określony postanowieniami umownym?

W przypadku np. robót budowlanych, umowa nie wskazuje konkretnych dat, a czynność zamawiającego. Czy wystarczające będzie wskazanie np.

  • Termin rozpoczęcia realizacji zamówienia - 30 dni od daty przekazania placu budowy,
  • Termin zakończenia realizacji zamówienia - 12 miesięcy od daty przekazania placu budowy?

W Tabeli nr 6.0 w kolumnach „d" i „e" należy wpisać odpowiednio datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie konkretnych dat, wówczas należy opisać terminy dotyczące, np. 30 dni od daty przekazania placu budowy.

12. Czy w Tabelach nr 3.0, 4.0, 5.3 jako Przedmiot zamówienia publicznego wystarczy wskazać kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień?

W kolumnie „b" każdej z powyższych tabel należy podać nazwę przedmiotu zamówienia.

13. Czy w populacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w latach 2016-2017 uwzględnić zamówienia, które zostały unieważnione zgodnie z przesłankami określonymi w ustawie Pzp?

Populację postepowań o udzielenie zamówienia publicznego stanowią wszystkie wszczęte postępowania przeprowadzone w latach 2016-2017 zgodnie z pkt. 5.3 Założeń.

14. Co oznaczają terminy użyte w kolumnach: "Jaki instrument prawny ZAPLANOWANO" oraz "Jaki instrument prawny ZASTOSOWANO". Co konkretnie oznaczają terminy: zaplanowano i zastosowano? Czy termin ZASTOSOWANO odnosi się do tego, czy w planie zamówień na dany rok dla danego zamówienia zaplanowano zastosowanie klauzul społecznych czy też etapu przygotowania dokumentów przetargowych? Czy termin ZASTOSOWANO dotyczy uwzględnienia klauzul w postępowaniu tj. w ogłoszeniu o postępowaniu i towarzyszących mu dokumentach czy umowy zawartej w wyniku postępowania?

Termin „zaplanowano" oznacza instrument prawny, jaki został ustalony na etapie planowania postępowań, np. w planie zamówień na dany rok. Natomiast termin „zastosowano" oznacza instrument prawny, który uwzględniony w postępowaniu, np. dokumentach dotyczących danego postępowania, a jeżeli postępowanie zostało zakończone podpisaniem umowy, także wskazanym w tej w umowie.

15. Jednostka korzysta ze standardowego oprogramowania przygotowanego przez UZP służącego do tworzenia Rocznego Sprawozdania o Udzielonych Zamówieniach, jak każda inna instytucja. Pytanie 8.3 dotyczy oprogramowania dedykowanego do zamówień, wytworzonego lub zakupionego przez jednostkę. W związku z tym nasza odpowiedź na pytanie główne 8.3 powinna brzmieć „nie", a na pięć pozostałych nie należy udzielać odpowiedzi.

Tak, jeżeli jednostka korzysta wyłącznie ze standardowego oprogramowania stosowanego w tej jednostce, na pytanie 8.3 należy odpowiedzieć „nie", a w pozostałych pytaniach dotyczących oprogramowania dedykowanego pozostawić w odpowiedzi puste pola.

16. Czy do losowania próby umów zawartych w wyniku zakończonych w latach 2016-2017 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego należy wziąć pod uwagę wszystkie umowy zawarte w  wyniku postępowań, czy tylko umowy do których zastosowano klauzule społeczne?

Zgodnie z pkt 5.4 Założeń do badania należy wylosować 30 umów z populacji wszystkich umów, w których zastosowano klauzule społeczne z art. 29 ust. 4 pkt 1 lub z art. 29 ust. 4 pkt 4 (w brzmieniu sprzed nowelizacji ustawy Pzp z 2016 r.) lub klauzule społeczne z art. 29 ust. 3a lub art. 29 ust. 4 (w brzmieniu nadanym nowelizacją ustawy Pzp z 2016 r.), zawartych w wyniku zakończonych w latach 2016-2017 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

17. Czy przez zamówienia, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp należy rozumieć konkursy przeprowadzane na podstawie ustawy o działalności leczniczej? (dotyczy pkt. 5.3 Założeń i tabeli nr 5 w załączniku nr 2)

Tabele nr 5.0-5.5 dotyczą zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp – dotyczą zatem zarówno konkursów przeprowadzanych na podstawie ustawy o działalności leczniczej, jak i innych zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pzp, np. na podstawie art. 4 tej ustawy.

18. Mamy następującą sytuację związaną z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp:

  • komórki merytoryczne twierdzą, że za każdym razem dokonywały analizy możliwości stosowania klauzul społecznych na etapie przygotowania,
  • nie sporządziły żadnej dokumentacji potwierdzającej fakt dokonania ww. analizy,
  • w wyniku analizy komórki merytoryczne stwierdziły, że nie ma możliwości stosowania klauzul społecznych.

Czy wobec tego należy wylosować próbę (20 zamówień) spośród populacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp? Czy wystarczy opisać sytuację, gdyż już wiadomo, że nie stosowano klauzul społecznych?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy dokonać doboru próby zamówień, zgodnie z treścią Założeń. Proponujemy też, aby przedstawiciele komórek merytorycznych potwierdzili fakt przeprowadzenia analizy na piśmie, np. składając oświadczenia.

W zakładce 5, w tabeli 5.3 należy wypełnić kolumny od "a" do "f" oraz "r" i "ad".

Nie ulega natomiast wątpliwości, że kwestia dokumentowania przeprowadzenia analizy możliwości stosowania klauzul społecznych na etapie przygotowania zamówień powinna być uwzględniona przez audytora wewnętrznego w dokumencie zawierającym wyniki przeprowadzonej czynności, w tym w szczególności poprzez złożenie w tym zakresie odpowiednich wniosków usprawniających.

19. W której tabeli trzeba umieścić zamówienia na roboty budowlane podprogowe (w 4 czy w 5)?

Zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp dotyczy zakładka nr 5.

20. Czy obowiązek przeprowadzania analizy możliwości stosowania klauzul społecznych w zamówieniach wynika wyłącznie z Zaleceń Rady Ministrów?

Obowiązek przeprowadzania analizy możliwości stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych w przypadku administracji rządowej wynika przede wszystkim z Zaleceń Rady Ministrów.

Ponadto, w przypadku klauzuli społecznej zdefiniowanej w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp oraz zapewnienia dostępności przedmiotu zamówienia lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników zgodnie z art. 29 ust. 5 ustawy Pzp, Zmawiający ma obowiązek dokonać oceny zastosowania przedmiotowych rozwiązań ze względu na jej obligatoryjny charakter, wynikający bezpośrednio z obowiązujących przepisów ustawy Pzp. Obowiązek przeprowadzania przedmiotowej oceny może również wynikać z przyjętych wewnętrznych regulacji Zamawiającego.

21. W jaki sposób powinna być przeprowadzona analiza, czy są do tego jakieś wytyczne?

Sposób analizy nie wynika z wytycznych, pozostaje w gestii Zamawiającego.

22. Czy udokumentowany powinien być sam wynik analizy czy tez cały proces analizy? Czy znane są jakieś dobre praktyki w tym zakresie?

Decyzja dotycząca zakresu dokumentowania przeprowadzonej oceny należy do Zamawiającego.

Stosowane są różne rozwiązania – z punktu widzenia realizacji obowiązku dotyczącego przeprowadzenia analizy istotna jest możliwość wykazania przez Zamawiającego, że taka ocena miała miejsce i na jej podstawie zapadła decyzja co do zasadności lub niezasadności zastosowania klauzul społecznych/aspektów społecznych w danym zamówieniu publicznym. Przykłady sposobu prowadzenia analizy w zakresie oceny zasadności zastosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych przez administrację rządową zawiera informacja o wynikach kontroli Najwyższej Izby Kontroli pt. „Klauzule społeczne w zamówieniach publicznych udzielanych przez administrację rządową" z 2016 roku.

23. Proszę o doprecyzowanie pojęć: „rola uczestnika w analizie", „powiązania między uczestnikami"? Co dokładnie należy zbadać w tym zakresie? Czy w pkt. 2.1 ankiety w kolumnie „uczestnik analizy" należy podawać nazwiska pracowników czy tylko stanowiska służbowe?

W tabeli 2.1 kolumny „Uczestnik analizy" i „Rola w analizie" zostały opatrzone komentarzem, widocznym w wersji elektronicznej.

Wypełniając Tabele 2.1 i 2.2 należy opisać proces dokonywania analizy począwszy od jej rozpoczęcia poprzez przeprowadzenie, ewentualne opiniowanie, weryfikowanie i zatwierdzenie, ze wskazaniem jaka komórka organizacyjna (komórka zamówień publicznych, komórka merytoryczna albo np. zespół powoływany w celu dokonania analizy) wykonuje te czynności. Przy czym nie należy podawać nazwisk, ani stanowisk służbowych (specjalista, radca etc.). Natomiast należy wskazać powiązania, np.: przygotowaną w komórce merytorycznej analizę weryfikuje pracownik komórki zamówień publicznych a zatwierdza dyrektor tej komórki (podany przykład nie jest sugerowanym rozwiązaniem).

24. Czy w przypadku gdy w jednostce przeprowadzono analizę możliwości uwzględnienia klauzul/aspektów społecznych w zamówieniach publicznych zaplanowanych na 2016 i 2017 r., jednakże nie była ona udokumentowana zasadne jest udzielenie odpowiedzi twierdzącej na pytanie 2.0 kwestionariusza?

Pytanie 2.0 dotyczy faktu przeprowadzenia analizy, natomiast na temat jej udokumentowania należy się wypowiedzieć w pkt 2.4 „Czy zostały sporządzone dokumenty z analizy przeprowadzonej na 2016 i 2017 r.?"

25. Czy ogłoszenia o zamówieniu na usługę społeczną należy traktować jako zamówienie objęte PZP czy jako zamówienie nie objęte PZP?

W przypadku zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi udzielanych, zgodnie z przepisami Rozdziału 6 ustawy Pzp, obowiązek stosowania przepisów ustawy realizuje się wobec zamówień, których wartość stanowi co najmniej równowartość kwoty 30 000 euro. Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi o wartości poniżej 30 000 euro są zamówieniami udzielanymi z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp.

26. Proszę o określenie co należy rozumieć przez pojęcie „zakończone postępowanie". W orzecznictwie przyjmuje się dwa podejścia - data wyboru najkorzystniejszej oferty lub data podpisania umowy. Część umów została podpisana w styczniu 2018 roku, wybór Wykonawcy nastąpił w grudniu 2017 roku - czy należy uwzględnić w populacji te umowy?

W świetle definicji zamówienia publicznego zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia" należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, analogicznie do powstania rocznego obowiązku sprawozdawczego, decydujące znaczenie dla uwzględnienia umowy w populacji umów poddanych badaniu, ma data jej zawarcia w sprawie zamówienia publicznego. Oznacza to, że gdy wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w 2017 roku ale umowa została zawarta w 2018 r., nie będzie ona podlegała analizie w kontekście pkt. 5.4 Założeń.

bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 04.04.2018 Data publikacji: 04.04.2018 11:22 Data ostatniej modyfikacji: 07.05.2018 15:06
Autor: Małgorzata Nowicka Osoba publikująca: Wojciech Jóźwicki Osoba modyfikująca: Wojciech Jóźwicki
Rejestr zmian
«Powrót