«Powrót

Notatka z LI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 sierpnia 2014 r.

Notatka z LI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 sierpnia 2014 r.

Notatka z LI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 sierpnia 2014 r.

Podsekretarz Stanu MF Pan Artur Radziwiłł i kierująca Departamentem Polityki Wydatkowej Pani Katarzyna Szarkowska
Prelegenci: Pani Justyna Marszałek i Pan Marek Januszczyk
zdjęcie uczestników spotkania audytorów

Tematem spotkania w dniu 28 sierpnia 2014 r. była ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego. Spotkanie otworzył Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, Pan Artur Radziwiłł, oraz kierująca pracami Departamentu Polityki Wydatkowej, Pani Katarzyna Szarkowska.

Doświadczeniami z wdrożenia systemu ocen zewnętrznych audytu wewnętrznego podzielili się audytorzy jednostek resortu sprawiedliwości Pani Justyna Marszałek – audytor wewnętrzny w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz Pan Marek Januszczyk – audytor wewnętrzny Sądu Okręgowego w Białymstoku. Dla dokonywania ocen zewnętrznych audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale sprawiedliwość zaprojektowano oraz zastosowano koncepcję wykorzystującą samoocenę i jej niezależną walidację (dalej jako: niezależna walidacja).

Pani Justyna Marszałek zaprezentowała podstawowe założenia i warunki, w jakich wdrażano przyjęty system. Prelegentka zaprezentowała strukturę komórek audytu wewnętrznego w jednostkach resortu, wskazując, że są to głównie stanowiska jednoosobowe. Dział administracji rządowej sprawiedliwość obejmuje Ministerstwo oraz jednostki prokuratury, służby więziennej, sądy, a także Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury. Na 123 jednostki w dziale, w którym prowadzony jest audyt, w 83 przyjęto koncepcję niezależnej walidacji. W pozostałych jednostkach wskazywano na potrzebę dokonania pełnej oceny lub uznano, że niezależna walidacja może być zbyt restrykcyjna. Prelegentka odniosła wdrożoną koncepcję do dwóch standardów audytu wewnętrznego: ocen wewnętrznych (nr 1311) oraz ocen zewnętrznych (nr 1312). Niezależna walidacja jest zgodna z wymienionymi standardami i została oparta na metodologii oceny jakości audytu wewnętrznego, zalecanej przez Stowarzyszenie IIA.

Przed podjęciem decyzji o tym, czy należy zastosować pełną ocenę, czy niezależną walidację, przeprowadzono konsultacje. Potwierdziły one, że niezależna walidacja jest dobrym rozwiązaniem, biorąc pod uwagę wielkość komórek audytu i jednolitość podejścia. Dodatkowo daje ona możliwość sprawnego przeprowadzenia procesu oceny, ponieważ audytorzy oceniający posiadają wiedzę nt. specyfiki funkcjonowania jednostek resortu.

Niezależną walidację przeprowadzają dwuosobowe zespoły oceniające, w skład których wchodzą audytorzy wewnętrzni innych jednostek resortu. W celu zapewnienia niezależności zespołów walidujących przyjęto szereg ograniczeń, m.in. ustalono, że członkiem zespołu oceniającego nie może być audytor wewnętrzny sądu z obszaru tej samej apelacji. Oznacza to, że audytor wewnętrzny sądu okręgowego nie powinien być członkiem zespołu oceniającego audyt wewnętrzny w sądzie apelacyjnym, będącym sądem drugiej instancji dla jego macierzystego sądu, i odwrotnie. W związku z tym członkami zespołu walidującego w danym sądzie są audytorzy sądów z obszaru innej apelacji oraz audytorzy z jednostek prokuratury.

Przebieg procesu dokonywania oceny przedstawił Pan Marek Januszczyk. Przedmiotem niezależnej walidacji jest wiarygodność raportu samooceny wraz z kwestionariuszami samooceny. Walidacja obejmuje analizę danych trzech kwestionariuszy pomocniczych samooceny:

  • dla kierownika jednostki (w sądach wypełniane osobno przez prezesa sądu i dyrektora, jako organy sądu pełniące role kierownika jednostki, 7 pytań),
  • dla klientów zadań audytowych (dotyczących profesjonalizmu, obiektywizmu audytu oraz innych wymagań z zakresu etyki, 6 pytań),
  •  dla audytora (dotyczących przestrzegania zasad etyki).

Zasadnicza część walidacji odnosi się do czwartego, głównego kwestionariusza, który wypełnia oceniany audytor w ramach samooceny. Kryteriami oceny są wymogi Standardów Audytu Wewnętrznego i Kodeksu Etyki dotyczące spełniania fundamentalnych założeń audytu wewnętrznego. Samoocena, której odzwierciedleniem jest wypełniony kwestionariusz główny, jak i późniejsza jej walidacja, polega na ocenie zgodności z kryteriami wg następującej skali:

  • GZ – generalnie zgodne,
  • CZ – częściowo zgodne,
  • NZ – niezgodne.

Proces niezależnej walidacji rozpoczyna się, gdy samoocena zostanie zakończona.

Niezależna walidacja zajmuje od 2 do 4 dni (w szczególnych przypadkach dłużej), przy czym wizyta na miejscu trwa z reguły 2 dni. Prelegent podkreślił wagę narady otwierającej, podczas której przeprowadza się wywiad z kierownikiem jednostki. Jest to szansa na bezpośrednie uzyskanie od osoby, dla której audyt pełni rolę służebną, informacji o ogólnym postrzeganiu audytu wewnętrznego i wartości przez niego wnoszonej dla organizacji. Pozwala na ocenę współpracy audytu z kierownictwem oraz na pozyskanie informacji o potrzebie potencjalnych usprawnień. W związku z tym wskazano również, że w spotkaniu tym nie uczestniczą audytorzy poddani ocenie.

Zasadnicza część walidacji polega na sporządzeniu kwestionariuszy walidacji, co wiąże się z poszukiwaniem potwierdzeń zgodności z kluczowymi kryteriami oceny. Kwestionariusze walidacji są rozwinięciem kwestionariusza samooceny. Jest ona bowiem przedmiotem niezależnej walidacji.

W trakcie badania ocenia się także praktyczne aspekty funkcjonowania audytu, w tym warunki pracy audytora. Ocena walidatorów nie jest ukierunkowana na wyszukiwanie niezgodności, ponieważ intencją ocen nie jest wykazanie nieprawidłowości, lecz doskonalenie jakości audytu w kontekście jego przydatności w realizacji celów działania organizacji.

Niezależna walidacja kończy się sporządzeniem krótkiego raportu. Podczas rozmowy zamykającej omawia się jego treść, spostrzeżenia i rekomendacje. Prelegent podkreślił wagę omówienia zidentyfikowanych dobrych praktyk audytu, które stanowiąc wartość dodaną dla ocenianej jednostki, są jednocześnie źródłem wiedzy dla oceniających.

Spotkanie zakończyły pytania uczestników. Prelegenci wyjaśniali wówczas m.in., że uzyskanie oceny na poziomie CZ (częściowo zgodne) co do zasady oznacza, że audyt działa zgodnie ze standardami IIA. Do stosowania w raportach z audytu formuły zgodności niezbędne jest jednak uprzednie wykonanie rekomendacji zawartych w raporcie z walidacji. Wskazali również na sytuację, w której ocena dokonana przez audytora w samoocenie różniła się od oceny zespołu oceniającego. Wówczas często polemika toczy się wokół podejścia do danego zagadnienia. Jedna strona kładzie nacisk na zgodność formalną, podczas gdy druga na skuteczność działań audytu. Uczestnicy zadali również pytanie, czy skład zespołów walidacyjnych jest mieszany, tj. czy zespół oceniający dla audytu w sądzie składa się z audytora z sądu i np. prokuratury. Prelegenci potwierdzili, że zespoły mają, co do zasady, skład mieszany, połączony ze zróżnicowaniem pod względem terytorialnym. Z kolei omawiając praktyczne problemy występujące podczas wdrażania koncepcji zwrócono uwagę na sytuacje, w których uczestnik zespołu oceniającego jest czasowo nieobecny, np. ze względu na chorobę.
Spotkanie podsumowała Pani Katarzyna Szarkowska syntetycznie prezentując cele, jakim ma służyć zewnętrzna ocena audytu wewnętrznego.

Zachęcamy do zapoznania się z prezentacją (plik pptx, 267 KB)  przygotowaną przez prelegentów, która zawiera obszerniejsze informacje na temat koncepcji dokonywania ocen zewnętrznych audytu opartej na samoocenie i niezależnej walidacji.

bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 30.09.2014 Data publikacji: 30.09.2014 16:01 Data ostatniej modyfikacji: 13.12.2017 11:07
Autor: Departament Polityki Wydatkowej Osoba publikująca: Ireneusz Rosiek Osoba modyfikująca: Wojciech Jóźwicki
«Powrót